Gemeentelijke archieven toegankelijk II slot

Redactie

De geschiedenis van het archief

In de raadsnotulen van 21 juni 1818 lezen we dat de schout, G. Van Steijn van Hensbroek, in het raadhuis een aantal "registers, stukken en papieren" deponeerde. Dit zijn stukken geweest die deel uitmaakten van de lopende administratie die hij, gebruikelijk in die tijd, bij hem thuis onderzijn beheer had. De overbrenging zal noodzakelijk zijn geweest omdat per 12 december 1817 een aparte secretaris, CA. Pannekoek, was aangesteld. Verder werd besloten van de "oude" en "onbruikbare" stukken die zich in het raadhuis bevonden een inventaris op te maken. Hiermee zijn de stukken bedoeld die voor de administratie hun belang hadden verloren, voornamelijk stukken uit de zeventiende en achttiende eeuw. Al die maatregelen van het archief houden verband met de bestuursreglementen van 1818 en 1825. De secretaris was volgende deze reglementen verantwoordelijk voor het beheer van het archief.

Een belangrijk besluit van de gouverneur van de provincie Utrecht, belast met het 23 toezicht op het beheer van de plaatselijke bestuursarchieven, was dat van 16 september 1835. De gemeentelijke administraties moesten, met terugwerkende kracht vanaf 1januari, een agenda bijhouden volgens een bijgeleverd model. Hierin werd het binnenkomen en afhandelen van stukken bijgehouden. Om een beter inzicht in de toestand en het beheer van de archieven van plaatselijke besturen te krijgen, werd door de gouverneur aan die besturen een vragenlijst toegezonden in 1847. Door het antwoord van de burgemeester vernemen we weer iets over de archieven. Van Steijn van Hensbroek schreef dat bij zijn ambtsaanvaarding als maire in 1813 de (zeventiende en achttiende-eeuwse) stukken door elkaar hadden gelegen. Hij had toen de stukken op hun inhoud bekeken en behoorlijk gesorteerd. De stukken waren in goede orde opgeborgen en in 1838 was er op verzoek van de gouverneur een inventaris opgemaakt van deze stukken samen met de negentiendeeeuwse stukken. Bij de ambtsaanvaarding van P. Gallenkamp Pels (1850) en C.J.W. Loten van Doelen Grothe (1881) zijn ook inventarissen opgemaakt. De nummering van deze laatste inventaris is nog op de banden zichtbaar. De archiefzorg liet ondanks het provinciale toezicht veel te wensen over en was vaak slechter dan men uit de antwoorden van de plaatselijke besturen op diverse aanschrijvingen zou opmaken.

Met de omzetting vanaf 1879 van de provinciale archieven in rijksarchieven begon de voorgeschiedenis van de eerste inventarisatie van de archieven van vóór 1813. Het toezicht op de gemeentelijke archieven bleef overigens bij de provincie berusten die steeds meer op inventarisatie begon aan te dringen. Daarbij stuitte men aanvankelijk op veel weerstand bij de plaatselijke besturen die hun eigen archieven, voor zover ze geen administratief belang hadden, van weinig waarde achtten. In 1884 reageerde het gemeentebestuur zeer lauw: dat wij het niet der moeite waardig achten, die enkele oude stukken, die in het archief dezer gemeente berusten en van niet veel waarde schijnen te zijn over te brengen naar Utrecht, terwijl om dezelfde redenen ene regeling (inventarisatie) ons ook overbodig to schijnt". Maar het tij was bezig te keren. In 1889 werden de gerechtelijke stukken van de plaatselijke besturen overgedragen aan het rijksarchief in de provincie Utrecht. Een jaar later werd door het provinciaal bestuur het voorstel uit 1884 herhaald: de gemeenten konden de overgebleven archieven in bruikleen aan het rijk afstaan of de archieven laten inventariseren door een deskundige die door de provincie was aangewezen. Daarbij zou de provincie in de kosten bijdragen. Het gemeentebestuur besloot op het aanbod in te gaan en liet weten dat men de archieven op orde wilde laten brengen nadat een nieuw gemeentehuis klaar was. Voor de bouw daarvan waren plannen. De geschiedenis zou zich een eeuw later herhalen. Op 2 juni bracht R. Fruin Th. Anz, commieschartermeester bij het rijksarchief in Utrecht en later rijksarchivaris in Zeeland, een oriënterend bezoek. Nadat het archief naar zijn huisadres was toegestuurd, begon hij met het inventariseren. Op 23 augustus 1893 kon hij het geïnventariseerde archief weer terug zenden naar het gemeentebestuur. De kosten bedroegen 150 gulden waarvan de provincie en de gemeente ieder de helft betaalde, exclusief materiaal en reis- en verzendkosten. Tekenend voor de 24 verbeterde archiefzorg is ook het reglement op het beheer van het archief van de gemeente, bij raadsbesluit van 29 mei 1895 aangenomen. Krachtens de Gemeentewet werd het archief beheerd door de secretaris.

In 1914 werd het agendastelsel, dat sinds 1835 in gebruik was, losgelaten en vervangen door een dossierstelsel waarvoor men een eigen indeling gebruikte. De serie ingekomen en minuten van uitgaande stukken werd daarmee opgesplitst over een groot aantal dossiers. Dit zou gehandhaafd blijven tot 1929 toen de code zoals die sinds enkele jaren in gebruik was bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten werd ingevoerd. In de periode 1934-1937 is dit archiefgedeelte apart gezet. Rond 1943 werd bovendien nog een poging ondernomen dit gedeelte om te vormen naar de Code-VNG. Dit is slechts voor een klein gedeelte gebeurd, wat de zaak bij latere inventarisaties niet gemakkelijker heeft gemaakt.

Lange tijd blijken er weinig problemen rond het archief te zijn geweest. In de jaren dertig waren er echter weer klachten van de kant van de rijksarchivaris in de provincie Utrecht. De stukken tussen 1814 en 1914 waren slecht opgeborgen en slecht ontsloten. Uiteindelijk werd door een medewerker van het rijksarchief, pH. Van Hinderen, in enkele weken tijds een globale plaatsingslijst vervaardigd. De stukken die voor vernietiging in aanmerking kwamen, werden op een aparte lijst gezet. Van die vernietiging is niets gekomen. Ten dele kunnen we ons daarom gelukkig prijzen. Zeventien stukken uit het begin van de vorige eeuw en behorende tot het archief van de Nederlands-hervormde gemeente werden aan het bestuur overgedragen.

Ruimtegebrek was er de oorzaak van dat de archieven in de loop van de jaren zeventig en tachtig op verschillende plaatsen bewaard werden. Dit maakte de toegankelijkheid problematisch en van de openbaarheid kwam in de praktijk weinig terecht. De archiefgedeelten van vóór 1929 werden in verschillende fasen in de periode 1974-1981 overgebracht naar het rijksarchief in Utrecht. In 1983 verhuisden deze archiefgedeelten weer naar de gemeentelijke archiefdienst in Amersfoort. Daarbij had men de illusie dat de toegankelijkheid beter gediend zou zijn. Hoe de betreffende archiefgedeelten weer zijn teruggekomen en wat daaraan vooraf is gegaan is hiervoor al uiteengezet.

Tot zover heeft de redactie gemeend de inleiding, zoals die is opgenomen in de Inventaris van de archieven van de gemeente Soest 1812-1924 in ons blad over te nemen. Het gemeentearchief is immers een van de belangrijke informatiebronnen voor de geschiedenis van Soest, maar ook het archief kent zo haar eigen geschiedenis zoals uit het voorafgaande blijkt. Als vereniging mogen wij ons dan ook gelukkig prijzen dat het archief de zorg krijgt die het nodig heeft.